en BI-løsning
på tværs
af 
VIA

 

VIA University College har over 40 videregående uddannelser fordelt på otte campusser i Region Midtjylland og uddanner blandt andet fremtidens ingeniører, designere, lærere, pædagoger og sygeplejersker.

Med implementeringen af en BI-løsning, der anvendes af 250 medarbejdere på tværs af hele organisationen, har VIA fået indblik i alt deres indsamlede data, hvilket har givet nye værdifulde indsigter til selve uddannelsesområdet men også til funktioner som HR og økonomi – indsigter, der hjælper VIA til at træffe bedre beslutninger på baggrund af data.

en datadrevet
uddannelsesinstitution

VIA har fået skabt en fælles løsning på tværs af hele organisationen, hvor alle afdelinger er involverede. Hver enkel afdeling har mulighed for at kigge ind i egne aktiviteter, men samtidig kan de i direktionen også få indblik på tværs af hele organisationen.

BI-løsningen skaber værdi i den øgede og afdækkende mængde af informationer, der giver beslutningstagerne i hver afdeling et større og et mere dybdegående grundlag at træffe beslutninger ud fra. Dataindsamlingsprocessen er blevet effektiviseret, og data indsamles nu automatisk og kan let og hurtigt visualiseres på en måde, som medarbejdere i hele virksomheden forstår. For VIA betyder det også, at de har rapportering fra dag til dag, og de kan altid tage udgangspunkt i nyeste tal. VIA har fået overblikket, de har fået dybdegående indsigt i deres data automatisk og dynamisk, og de kan let og hurtigt dykke ned og få nye indsigter. Summa summarum har BI-løsningen gearet organisationen til en datadrevet fremtid.



Løsningen bidrager med indsigter i hver enkel af VIAs afdelinger:

  • Direktionen
  • Strategi og ledelsesstøtte
  • Uddannelsesområdet
  • Økonomi
  • IT
  • HR
  • Studieservice
  • Administrationen

nye indsigter
i de studerende

BI-løsningen giver let og hurtigt et overblik over de studerende inden for hver uddannelse. De kan se hvordan det går i forhold til antal af studerende og hvilke profiler de studerende har. VIA kan hele tiden følge statussen på de enkelte uddannelser, de kan se hvor efterspørgslen er stor, og hvor det er sværere at tiltrække studerende. Udtrækningerne af data sker automatisk, og derfor sikrer VIA nu, at det altid er nyeste tal de ser på, og når der sker udsving, kan de handle på det i real tid, og ikke først flere måneder efter det er sket.

forudsig de
frafaldstruet

Machine learning er en del af løsningen i VIA og kan forudsige frafaldstruede studerende. På baggrund af en række parametre som stamdata, studieaktivitet, holdsammensætning, fravær m.fl. har machine learning funktionen +/- 50 variabler at forudsige et potentielt frafald ud fra. En sådan viden giver VIA mulighed for at målrette indsatser på de rette tidspunkter, og de kan nå at gribe fat i den studerende, inden det er for sent. Ved at handle på de indsigter som machine learning giver, kan VIA øge gennemførelsesprocenten på uddannelserne.

HR anvender data
til benchmarking

I BI-løsningen er der inkorporeret et organisationshierarki af data, så VIA kan benchmarke forskellige afdelinger op imod hinanden. Organisationshierarkiet gør, at HR kan se, hvordan VIAs afdelinger performer totalt og inden for et valgt område, og I forlængelse heraf kan VIA også se antallet af fraværstimer på tværs af afdelinger. Her sammenholder de den højeste og laveste fraværsprocent og kan herefter undersøge, hvad der ligger til grund for tallene og handle herpå. Eksempelvis kigger HR på, hvor fraværet er lavt og undersøger grunden hertil for efterfølgende at implementere samme tiltag i de resterende afdelinger. VIA har derved formået at bruge data til at skabe en positiv dialog om et ellers følsomt emne. 



VIA bruger også data til at skabe et sundt arbejdsmiljø. Data kan give indsigt i medarbejdernes kompetencer, og kan afdække et eventuelt gap mellem medarbejders kompetencer og VIAs ambitionsniveau. Gap analysen giver et overblik over, hvor der er behov for at oparbejde kompetencer, og kan på baggrund af de indsigter også være et værktøj til dialog. Data kan derved være et værktøj til at øge performancegraden.

 

 

 

hurtigere indrapportering
i økonomiafdelingen

Økonomiafdelingen får ligesom resten af VIA nu dagligt opdaterede tal. Det vil sige at de hele tiden har indblik i, hvordan regnskabet er i forhold til budget, og hvad afvigelserne er derimellem. Flere af tallene skulle tidligere trækkes fra økonomiafdelingen og herefter behandles og videresendes. Nu kan medarbejderne ude i de forskellige afdelinger selv trække tallene, og controlleren kan i stedet fokusere på mere værdiskabende opgaver og det egentlige formål. Økonomiafdelingen slipper dermed også for at blive en eventuel flaskehals.


"Vi har 35 forretningsenheder spredt over hele Europa, og vi havde brug for en måde, hvor vi præcist og effektivt kunne opdatere dataene fra disse datterselskaber til virksomhedens finansielle model. Adaptive Insights giver os mulighed for at gøre præcis dette, men også meget mere. I dag er processen betydeligt hurtige, og vi kan ved hjælp af konsolideringsfunktionerne i Adaptive Insights nemt lave konstante valutaindberetninger, intercompany eliminations matching og konto kortlægning.”

Bo Lynggaard, Group Economy Manager, Hedeselskabet 

et data warehouse
med mange
kildesystemer



Implementeringsdelen i VIA bestod som det første i at udvikle og afholde workshops i Qlik Sense. Herefter blev et eksisterende data warehouse opgraderet ved at bygge en række kildesystemer ovenpå, således at data warehouset indeholdte alt relevant data og blev mere komplekst. Nu laver VIA blandt andet data udtræk og integration fra kildesystemerne SIS, Easy og Navision Stat. Derudover har VIA fået implementeret et machine learning framework for at kunne gennemføre deres frafaldsprojekt. BI-løsningen til VIA er endt ud i en portal, som består af dashboards fra hver afdeling, der giver indsigter på tværs af hele uddannelsesinstitutionen. Løsningen hos VIA indeholder derfor følgende:

  • Qlik Sense
  • Data warehouse
  • Machine learning
  • Dashboards

en løsning
i tæt samarbejde

At skabe og forankre nye processer på tværs i en organisation som VIA kræver et stærkt forarbejde. Processen blev derfor indledt med en række workshops ude på VIA, hvor de forretningsmæssige behov blev afdækket. Fokus har efterfølgende været på, at løsningen skulle ud og bo i afdelingerne, hvorfor der fra VIA’s side blev udvalgt dataejere i de repræsenterede afdelinger. Dataejerne har blandt andet deltaget på et uddannelsesforløb i visualiseringsværktøjet Qlik Sense, så de nu er superbruger inden for området. VIA foretager selv udrulningerne og er på flere punkter selvkørende efter implementeringen af løsningerne. Vores rolle i Inspari er at udfordre VIA på BI og agere rådgivnings- og sparringspartner. I fællesskab udvikler vi nye tiltag parallelt med, at VIA får nye indsigter og ser nye mønstre i data.

skal vi mødes
hos dig eller hos os? 

 

Hvis du tænker, at tiden er inde til et møde eller et uforpligtende kald, er du mere end velkommen til at kontakte os. Du udfylder bare formularen, så kontakter vi dig hurtigst muligt for at finde et godt tidspunkt. 

vil I gå
fra a til BI?

Brug data intelligent
...til at træffe bedre beslutninger i forretningen. Med det rette BI-værktøj kan I gå på opdagelse i jeres big data for at finde mønstre og sammenhænge. Så kan I få indsigt i det der betyder noget for jeres forretning, hvad enten det er at matche kunder og varer, forudsige stop i abonnementer eller optimere produktionslinjen.

Læs mere: Business intelligence (BI)

Hold kompetencerne i top-form
Bliv inspireret af de nye muligheder og få hands-on-træning samt gode råd fra Insparis specialister. Uanset, om du arbejder med visualisering af data i Tableau, Qlik eller Microsoft Power BI, så står Insparis eksperter klar til at gøre dig endnu skarpere på vores forskellige kurser.

Læs mere: Kurser og events

Privacy
Vi elsker cookies & data i Inspari. Nu hvor du er landet her på siden, skal du vide, at vi sender en virtuel Oreo i din retning. Den bruger vi til analyse og personalisering af indhold. Hvis du klikker på feltet 'JA' eller klikker videre på denne webside, accepterer du vores brug af cookies. Ja / Nej / Læs mere